E-Rechnung ab 2027: Wer jetzt umstellen muss – und wer noch ein Jahr Zeit hat

Schickst du deine Rechnungen noch als PDF per E-Mail? Dann lohnt sich ein Blick in den Kalender. Ein Grund zur Hektik ist es nicht.

In Deutschland wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen Schritt für Schritt zur Pflicht. Den ersten Schritt hast du vermutlich schon hinter dir: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jetzt steht die nächste Stufe an – und die betrifft das Verschicken.

Was eine E-Rechnung eigentlich ist

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Das ist der häufigste Irrtum. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Computer ohne Abtippen lesen kann – nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (eine reine Datei für Maschinen) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF zum Ansehen mit eingebetteten Daten zum Auslesen). Eine normale PDF-Rechnung gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“.

Die Fristen auf einen Blick

Entscheidend für 2027 ist dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Liegt er über 800.000 Euro, schickst du ab dem 1. Januar 2027 an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen. Liegt er darunter, hast du noch bis Ende 2027 Zeit. So steht es im Umsatzsteuergesetz.

Wer nicht betroffen ist

• Rechnungen an Privatleute: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
• Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.

Für Vereine, Praxen und Kanzleien gilt: Entscheidend ist, ob ihr umsatzsteuerlich als Unternehmer handelt. Im Zweifel klärt das deine Steuerberatung in fünf Minuten.

Neu im Oktober 2026: das dritte BMF-Schreiben

Mit einem dritten Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium weitere Praxisfragen beantwortet. Die Fristen bleiben, wie sie sind. Ein paar Punkte, die im Alltag helfen:

• Ein technischer Fehler, der keine Pflichtangabe betrifft, kostet nicht automatisch den Vorsteuerabzug. Entscheidend sind richtige und vollständige Pflichtangaben.
• Für Endrechnungen nach Abschlagszahlungen gilt eine Vereinfachung bis zum 30. Juni 2030.
• Bei Bauleistungen reicht im strukturierten Teil die Angabe von Gewerken und Summen, wenn das genaue Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage beiliegt.

Wer es genau wissen will, findet die Quellen unten. Für deinen Einzelfall ist deine Steuerberatung die richtige Adresse.

So stellst du in Ruhe um

Die Umstellung ist meistens kleiner, als sie klingt. Drei Ausgangslagen sind typisch:

• Dein Rechnungsprogramm kann es schon. Dann geht es um Einstellungen, Stammdaten und einen Probelauf.
• Dein Programm kann es nicht. Dann lohnt ein Wechsel oder eine Ergänzung. Wichtig ist, dass niemand doppelt tippt.
• Du schreibst Rechnungen in Word oder Excel. Spätestens jetzt ist ein guter Zeitpunkt für ein richtiges Programm – auch wenn du erst 2028 musst.

Denk auch an den Eingang. E-Rechnungen kommen oft als XML-Datei ins Postfach, die ohne passendes Programm niemand lesen kann. Ein Werkzeug, das diese Dateien anzeigt und an die Buchhaltung übergibt, spart viel Ärger. Und aufbewahrt wird die E-Rechnung im Original – ein Ausdruck reicht nicht.

Drei Fragen, die wir oft hören

„Muss ich meine Kunden fragen, ob sie E-Rechnungen wollen?“ Nein. Seit 2025 brauchst du für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr – jedes Unternehmen in Deutschland muss sie annehmen können. Zustimmung brauchst du nur noch, solange du stattdessen eine PDF schicken willst.

„Was ist mit Kunden im Ausland?“ Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Für Rechnungen an Firmen in anderen Ländern gelten die bisherigen Regeln weiter, und in manchen Ländern eigene Vorgaben. Wer viel ins Ausland liefert, sollte das einmal gesondert prüfen lassen.

„Reicht es, wenn E-Rechnungen in einem Postfach landen?“ Zum Empfangen ja. Zum Arbeiten eher nicht: Eine XML-Datei liest sich schlecht, und Rechnungen müssen unverändert und auffindbar aufbewahrt werden. Ein festes Postfach nur für Rechnungen plus ein Programm, das sie anzeigt und weiterreicht, ist die entspannteste Lösung.

Du willst Rechnungen schreiben und nicht über Datenformate nachdenken? Das E-Rechnungs-Monster schaut sich deinen Ablauf an und verbindet Rechnungsprogramm, Postfach und Buchhaltung. Wenn Programme miteinander reden sollen, ist das Connect-Monster dabei. Preis vorher, wie immer.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: 29.10.2026) und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag bitte deine Steuerberatung.