KI im Betrieb: Was die KI-Verordnung seit August 2026 von dir will – und was nicht

Nutzt dein Team schon KI – für Texte, Angebote, Übersetzungen oder den Chat auf der Website? Dann ist die KI-Verordnung auch dein Thema. Aber vermutlich ein kleineres, als du denkst.

Die KI-Verordnung der EU, englisch „AI Act“, ist seit August 2024 in Kraft und gilt in Stufen. Im Sommer 2026 hat die EU nachgebessert: Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, genannt „Digital Omnibus on AI“, erschien am 24. Juli 2026 im Amtsblatt und trat am 27. Juli 2026 in Kraft. Einige Fristen wurden verschoben, manche Pflichten klarer gefasst. Hier steht, was für normale Unternehmen zählt.

Die meisten Firmen sind „Betreiber“

Die Verordnung unterscheidet vor allem zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen auf den Markt bringen, und Betreibern, die KI-Systeme beruflich nutzen. Wer einen KI-Assistenten für Texte verwendet oder einen fertigen Chatbot auf der Website einsetzt, ist in aller Regel Betreiber. Das ist gut so, denn die schweren Pflichten liegen bei den Anbietern.

KI-Kompetenz: kein Führerschein, aber Hausaufgaben

Seit Februar 2025 gilt Artikel 4: Unternehmen sollen dafür sorgen, dass ihre Leute mit KI umgehen können. Der Omnibus hat das entschärft und klarer formuliert. Gefordert sind Massnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen. Ein bestimmtes Niveau für jede einzelne Person schreibt die Verordnung nicht vor – und ein Zertifikat auch nicht.

In der Praxis heisst das: Erklär deinem Team, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, wofür man sie nutzt und wofür nicht. Was darf hinein? Kundendaten gehören zum Beispiel nicht in frei verfügbare Werkzeuge. Wie prüft man Ergebnisse? Wer ist Ansprechpartner? Eine kurze Schulung und eine einseitige Richtlinie sind ein guter, nachweisbarer Anfang.

Transparenz: seit dem 2. August 2026 Pflicht

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Für Betriebe sind vor allem zwei Punkte wichtig:

• Chatbots: Wer mit einer KI schreibt oder spricht, muss das erkennen können. Diese Pflicht trifft zuerst den Anbieter des Chatbots. Achte aber darauf, dass der Hinweis bei dir auch sichtbar ist – und dass klar ist, wie man einen Menschen erreicht.
• Deepfakes: Wer mit KI Bilder, Videos oder Tonaufnahmen erzeugt, die echte Personen, Orte oder Ereignisse täuschend echt zeigen, muss das offenlegen. Für erkennbar künstlerische oder satirische Werke gibt es Erleichterungen.

Anbieter von KI-Systemen, die Inhalte erzeugen, müssen diese zusätzlich maschinenlesbar kennzeichnen. Für Systeme, die schon vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, gilt dafür eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026. Das betrifft die Hersteller, nicht dich als Nutzer.

Hochrisiko: später, aber nicht vergessen

Als „hochriskant“ gelten KI-Systeme zum Beispiel in der Bewerberauswahl, bei der Kreditprüfung oder in der Bildung. Die Regeln dafür sollten ursprünglich im August 2026 greifen. Jetzt gilt: für eigenständige Systeme ab dem 2. Dezember 2027, für KI in regulierten Produkten wie Medizinprodukten oder Spielzeug ab dem 2. August 2028. Wer KI nutzt, um Bewerbungen vorzusortieren, sollte das trotzdem schon heute sauber dokumentieren und einen Menschen entscheiden lassen.

Neu verboten sind übrigens KI-Systeme, die ohne Einwilligung intime Bilder echter Personen erzeugen. Für Betriebe sollte das kein Thema sein – gut, dass es klar geregelt ist.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Nehmen wir eine kleine Steuerkanzlei mit acht Leuten. Zwei nutzen einen KI-Assistenten für Entwürfe von Mandantenbriefen, eine Kollegin lässt sich englische Schreiben übersetzen, und auf der Website beantwortet ein Chat Fragen zu Öffnungszeiten und Unterlagen. Was heisst die KI-Verordnung hier konkret?

• Eine Seite Richtlinie: Für Entwürfe und Übersetzungen ja, mit Mandantendaten nur im freigegebenen Werkzeug mit Vertrag. Jeder Text wird vor dem Versand von einem Menschen gelesen.
• Eine Stunde Schulung im Team: Wie formuliert man gute Anfragen, woran erkennt man erfundene Fakten, was darf nie hinein? Datum und Namen notieren – fertig ist der Nachweis.
• Der Website-Chat bekommt einen gut sichtbaren Satz: „Hier antwortet eine KI. Für persönliche Fragen erreichst du uns so: …“

Hochrisiko? Nein. Bussgeldangst? Unnötig. Der Aufwand: ein Nachmittag und ein bisschen Disziplin im Alltag.

Datenschutz bleibt Datenschutz

Die KI-Verordnung ersetzt nicht die DSGVO. Wer personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug gibt, braucht weiterhin eine Rechtsgrundlage, oft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und einen Blick darauf, wo die Daten verarbeitet werden. Das DSGVO-Monster hilft dabei, das verständlich zu ordnen.

Das KI-Monster zeigt dir, welche KI-Werkzeuge dir wirklich Zeit sparen, und hilft bei Richtlinie und Schulung. Gemeinsam, in Ruhe, mit Preis vorher.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: 08.10.2026) und ist keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag bitte eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.