Factura electrónica a partir de 2027: quién tiene que adaptarse ya – y quién tiene todavía un año

¿Todavía envías tus facturas como PDF por correo? Entonces conviene mirar el calendario. Motivo para agobiarse no es.

En Alemania, la factura electrónica entre empresas se está volviendo obligatoria paso a paso. Probablemente ya hayas superado el primer paso: desde el 1 de enero de 2025, toda empresa nacional debe poder recibir facturas electrónicas. Ahora llega la siguiente fase – y afecta al envío.

Qué es en realidad una factura electrónica

Una factura electrónica no es un archivo PDF. Ese es el error más frecuente. Se trata de una factura en un formato de datos estructurado que un ordenador puede leer sin teclear nada – según la norma europea EN 16931. En Alemania son sobre todo la XRechnung (un archivo puro para máquinas) y ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 (un PDF para ver con datos incrustados para su lectura automática). Una factura en PDF normal se considera legalmente «otra factura».

Los plazos de un vistazo

Para 2027, lo decisivo es tu facturación total en el año 2026. Si supera los 800.000 euros, a partir del 1 de enero de 2027 envías facturas electrónicas a otras empresas en Alemania. Si queda por debajo, tienes de plazo hasta finales de 2027. Así lo establece la ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz).

A quién no afecta

• Facturas a particulares: La obligación solo rige entre empresas dentro de Alemania.
• Facturas de pequeño importe hasta 250 euros brutos y billetes de transporte.
• Los pequeños empresarios en el sentido del § 19 UStG no tienen que emitir facturas electrónicas. Pero también ellos tienen que poder recibirlas.

Para asociaciones, consultas y despachos rige lo siguiente: lo decisivo es si actuáis como empresarios a efectos del IVA. En caso de duda, tu asesoría fiscal lo aclara en cinco minutos.

Novedad de octubre de 2026: el tercer escrito del BMF

Con un tercer escrito del 15 de octubre de 2026, el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania respondió a más preguntas prácticas. Los plazos se mantienen como están. Algunos puntos que ayudan en el día a día:

• Un error técnico que no afecta a ningún dato obligatorio no supone automáticamente perder la deducción del IVA soportado. Lo decisivo es que los datos obligatorios sean correctos y completos.
• Para las facturas finales tras pagos a cuenta rige una simplificación hasta el 30 de junio de 2030.
• En los trabajos de construcción, en la parte estructurada basta con indicar los oficios y los importes si el desglose detallado de partidas se adjunta como anexo legible.

Quien quiera saberlo con exactitud encontrará las fuentes abajo. Para tu caso concreto, la dirección correcta es tu asesoría fiscal.

Así haces el cambio con calma

El cambio suele ser menor de lo que parece. Hay tres situaciones de partida típicas:

• Tu programa de facturación ya sabe hacerlo. Entonces se trata de ajustes, datos maestros y una prueba.
• Tu programa no sabe hacerlo. Entonces vale la pena cambiar o complementarlo. Lo importante es que nadie tenga que teclear dos veces.
• Haces las facturas en Word o Excel. Ahora es, como muy tarde, un buen momento para un programa de verdad – aunque no estés obligado hasta 2028.

Piensa también en la recepción. Las facturas electrónicas suelen llegar al buzón como archivo XML, que nadie puede leer sin el programa adecuado. Una herramienta que muestre estos archivos y los pase a contabilidad ahorra muchos disgustos. Y la factura electrónica se conserva en su formato original – no basta con imprimirla.

Tres preguntas que oímos a menudo

«¿Tengo que preguntar a mis clientes si quieren facturas electrónicas?» No. Desde 2025 ya no necesitas el consentimiento del destinatario para una factura electrónica – toda empresa en Alemania tiene que poder aceptarlas. Solo necesitas su consentimiento mientras quieras enviar un PDF en su lugar.

«¿Y los clientes en el extranjero?» La obligación rige para las operaciones entre empresas dentro de Alemania. Para las facturas a empresas de otros países siguen valiendo las reglas anteriores y, en algunos países, sus propios requisitos. Si vendes mucho al extranjero, conviene revisarlo aparte.

«¿Basta con que las facturas electrónicas lleguen a un buzón?» Para recibirlas, sí. Para trabajar con ellas, más bien no: un archivo XML se lee mal, y las facturas deben conservarse sin modificar y fáciles de encontrar. Un buzón fijo solo para facturas y un programa que las muestre y las reenvíe es la solución más tranquila.

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Aviso: Este artículo ofrece una visión general (a fecha de 29.10.2026) y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Para tu caso concreto, consulta a tu asesoría fiscal.