E-factuur vanaf 2027: wie nu moet overstappen – en wie nog een jaar de tijd heeft

Verstuur je je facturen nog als pdf per e-mail? Dan loont een blik in de agenda. Reden voor paniek is het niet.

In Duitsland wordt de elektronische factuur tussen bedrijven stap voor stap verplicht. De eerste stap heb je waarschijnlijk al achter de rug: sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf e-facturen kunnen ontvangen. Nu staat de volgende fase voor de deur – en die gaat over het versturen.

Wat een e-factuur eigenlijk is

Een e-factuur is geen pdf-bestand. Dat is de meest voorkomende vergissing. Het gaat om een factuur in een gestructureerd dataformaat dat een computer zonder overtypen kan lezen – volgens de Europese norm EN 16931. In Duitsland zijn dat vooral de XRechnung (een puur bestand voor machines) en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 (een pdf om te bekijken met ingesloten gegevens om uit te lezen). Een gewone pdf-factuur geldt juridisch als „overige factuur“.

De termijnen in één oogopslag

Doorslaggevend voor 2027 is je totale omzet in het jaar 2026. Ligt die boven 800.000 euro, dan stuur je vanaf 1 januari 2027 e-facturen naar andere bedrijven in Duitsland. Ligt hij eronder, dan heb je nog tot eind 2027 de tijd. Zo staat het in het Umsatzsteuergesetz (de Duitse btw-wet).

Wie er niet onder valt

• Facturen aan particulieren: De plicht geldt alleen tussen bedrijven binnen Duitsland.
• Facturen voor kleine bedragen tot 250 euro bruto en vervoersbewijzen.
• Kleine ondernemers in de zin van § 19 UStG hoeven geen e-facturen uit te reiken. Maar ook zij moeten ze kunnen ontvangen.

Voor verenigingen, praktijken en kantoren geldt: doorslaggevend is of jullie voor de btw als ondernemer handelen. Bij twijfel zoekt je belastingadviseur dat in vijf minuten uit.

Nieuw in oktober 2026: de derde BMF-brief

Met een derde brief van 15 oktober 2026 heeft het Bundesfinanzministerium (het Duitse ministerie van Financiën) nog meer praktijkvragen beantwoord. De termijnen blijven zoals ze zijn. Een paar punten die in de praktijk helpen:

• Een technische fout die geen verplicht gegeven betreft, kost niet automatisch de aftrek van voorbelasting. Doorslaggevend zijn juiste en volledige verplichte gegevens.
• Voor eindfacturen na voorschotbetalingen geldt een vereenvoudiging tot 30 juni 2030.
• Bij bouwwerkzaamheden volstaat in het gestructureerde deel de vermelding van vakdisciplines en bedragen, als het precieze bestek als leesbare bijlage is toegevoegd.

Wie het precies wil weten, vindt de bronnen hieronder. Voor jouw specifieke situatie is je belastingadviseur het juiste adres.

Zo stap je rustig over

De omschakeling is meestal kleiner dan ze klinkt. Drie uitgangssituaties zijn typisch:

• Je factuurprogramma kan het al. Dan gaat het om instellingen, stamgegevens en een proefrun.
• Je programma kan het niet. Dan loont een overstap of een aanvulling. Belangrijk is dat niemand dubbel typt.
• Je maakt facturen in Word of Excel. Uiterlijk nu is een goed moment voor een echt programma – ook als het voor jou pas in 2028 moet.

Denk ook aan de inkomende kant. E-facturen komen vaak als XML-bestand in de mailbox binnen, dat zonder passend programma niemand kan lezen. Een tool die deze bestanden toont en doorgeeft aan de boekhouding, scheelt veel ergernis. En de e-factuur wordt in het origineel bewaard – een afdruk is niet genoeg.

Drie vragen die we vaak horen

„Moet ik mijn klanten vragen of ze e-facturen willen?” Nee. Sinds 2025 heb je voor een e-factuur geen toestemming van de ontvanger meer nodig – elk bedrijf in Duitsland moet ze kunnen ontvangen. Toestemming heb je alleen nog nodig zolang je in plaats daarvan een pdf wilt sturen.

„Hoe zit het met klanten in het buitenland?” De plicht geldt voor omzet tussen bedrijven binnen Duitsland. Voor facturen aan bedrijven in andere landen blijven de bestaande regels gelden, en in sommige landen eigen voorschriften. Wie veel naar het buitenland levert, kan dat beter eens apart laten toetsen.

„Is het genoeg als e-facturen in een mailbox belanden?” Om te ontvangen wel. Om mee te werken eigenlijk niet: een XML-bestand leest lastig, en facturen moeten ongewijzigd en vindbaar worden bewaard. Een vaste mailbox alleen voor facturen plus een programma dat ze weergeeft en doorgeeft, is de meest ontspannen oplossing.

Wil je facturen schrijven zonder na te denken over dataformaten? Het E-factuurmonster bekijkt je proces en verbindt factuurprogramma, mailbox en boekhouding. Als programma's met elkaar moeten praten, doet het Connect-monster mee. Prijs vooraf, zoals altijd.

Let op: Dit artikel geeft een algemeen overzicht (stand: 29.10.2026) en is geen fiscaal of juridisch advies. Vraag voor jouw specifieke situatie je belastingadviseur om raad.